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23 octobre 2007

Fonctionnement de la mêlée quotidienne

Mêlée quotidienne


Vous désirez améliorer la communication afin de faciliter la synchronisation et la coordination des efforts de chacun.
Toute l'équipe est très occupée, le contexte de travail évolue rapidement. La pression monte, les personnes se concentrent sur leurs tâches et s'isolent. On prend moins le temps de se tenir au courant et on garde nos petits problèmes pour soi. L'équipe a de la difficulté à savoir où en sont les choses, à voir comment elles progressent et ce qui freine la progression. Les efforts de l'équipe sont dispersés, la motivation et l'énergie diminuent. Il faut trouver un moyen d'informer tout le monde de ce qui se passe dans le projet, d'empêcher les petits problèmes de grossir, et ce, sans perdre de temps en longues réunions.

Il y a beaucoup de personnes à informer et cette information évolue rapidement. Les rencontres de suivi ne sont pas assez fréquentes ou sont trop longues. Il est de plus difficile de planifier des rencontres avec beaucoup d'intervenants. Les rencontres ad hoc ne rejoignent pas toutes les personnes impactées par l'information. D'un autre coté, si on implique tout le monde, certaines ne seront pas intéressées par le sujet discuté. L'organisation de plusieurs rencontres est coûteuse et requiert beaucoup de temps.

Par conséquent :

Remplacez certaine de ces rencontres par une mêlée quotidienne, ouverte à tous, d'une durée de 15 minutes, où les participants répondent à trois questions.

La mêlée quotidienne permet :

- De communiquer rapidement et efficacement aux membres de l'équipe et aux observateurs l'information pertinente, l'état, le plan et la progression du projet ;
- De concerter les actions de la journée;
- D'identifier rapidement les obstacles et écueils rencontrés par l'équipe afin de trouver des solutions rapides;
- D'augmenter l'esprit d'équipe, la collaboration et la communication.
- De donner la visibilité à l'avancement des travaux;
- De donner un rythme à l'équipe;
- D'obtenir un engagement de chacun des membres.
 

Cette technique est aussi connue sous les noms suivants : «daily scrum», «stand-up meeting» dans XP, «morning roll call» dans FDD et «daily wash-in» dans DSDM.

Ouvert à tous

De nombreuses personnes sont intéressées par l'information d'un projet, soit en contribuant à l'information, soit en étant intéressées par le contenu. Il peut s'agir d'information sur l'état d'avancement, d'éléments de discussion, de situations qui freinent l'avancement des travaux, ou toute autre information d'intérêt général.

Par conséquent :

Toutes personnes intéressées ou pouvant contribuer de l'information doivent participer à la mêlée quotidienne.

En ouvrant la participation à tous les intéressés, on rejoint un grand nombre de personnes d'un seul coup. La présence à la mêlée est obligatoire, ce qui facilite l'organisation.

Profiter de la présence de tous pour décider d'éléments demandant l'aval de tous. Si la décision ne peut être prise immédiatement, convenez d'un plan d'action pour y parvenir. Par exemple…

Rejoindre un grand nombre de personnes peut être difficile. Pour faciliter l'organisation des mêlées quotidiennes, celles-ci auront toujours lieu à la même heure tous les jours et au même endroit.

Cependant, le nombre de participant peut devenir important, ce qui tend à allonger la durée de la rencontre et réduire le niveau d'énergie. Par conséquent, le nombre de participants devrait être limité à 10 personnes maximum. Comme toutes les personnes ne sont pas directement impliquées, certaines peuvent faire dérailler la rencontre, ceci suggère qu'un autre type de rencontre peut être envisagé pour répondre à leurs besoins ou une séparation des rôles en «cochons et poules».

Fermer le cercle. Tour de table.

Il est important que toutes les informations soient partagées de la façon la plus transparente et libre possible. Dans certaines organisations fortement hiérarchiques, les participants peuvent être intimidé par la présence de supérieurs, de figures d'autorités ou de personnes qui leurs sont inconnues et retenir certaines informations. Par conséquent, Egalitaire, safe place.

Moins de 15 minutes

L'attention des personnes tend à diminuer rapidement, en particulier si elles ne sont pas concernées ou si elles ne participent pas aux échanges. Une durée fixe (timebox) facilite la planification. Après 15 minutes, les personnes sentent qu'elles perdent leur temps.

Certaines personnes peuvent avoir de la difficulté à se dégager pour de longues périodes.

Par conséquent, limitez la durée de la mêlée à 15 minutes maximum, si possible.

Une durée de 15 minutes permet de garder un niveau d'énergie élevé.

Tout le monde debout. Chronométrer la durée.

On peut se servir d'une échéance quotidienne pour forcer la fin de la mêlée. Par exemple, une équipe débutait les mêléeS à 11h30 pour terminer au plus tard à 11h45. 11h45 étant l'heure ultime pour aller déplacer sa voiture en raison des heures de stationnement.

Trois questions

On désire faire ressortir l'information pertinente à la synchronisation et à la coordination des efforts. On désire identifier les éléments qui freinent ou bloquent le travail à réaliser. Poser des questions trop pointues limite l'expression des membres de l'équipe, alors que des questions floues risquent de ne pas apporter les éléments d'information requis. Poser un grand nombre de questions augmente la complexité et rallonge la rencontre, alors que poser une question unique n'offre pas une grande richesse de perspective. La nature humaine, cherchant à plaire, on peut être tenté d'ignorer des petits problèmes en se disant qu'ils vont se régler rapidement et qu'on n'est pas obligé d'en parler à tout le monde.

Par conséquent, chaque membre de l'équipe répond, en environ une minute, aux trois questions suivantes :

- Ce que j'ai fait depuis la dernière mêlée…
- Ce que je compte faire d'ici à la prochaine mêlée…
- Ce qui me bloque ou me ralentit…
 

Ces trois questions sont simples, directes et ouvertes. Elles offrent une perspective sur le passé, le futur et le présent. Elles permettent à chacun d'identifier les opportunités de synchronisation et de coordination des travaux. L'identification des bloqueurs permet à l'équipe d'agir rapidement afin de les faire disparaître, soit en identifiant une solution immédiate, soit en les réglant en dehors.

Il se peu qu'une personne donne trop de détails ou donne de longues explications, ce qui tend à rallonger la mêlée et à diminuer le niveau d'énergie. À l'inverse, il est possible qu'il n'y ait pas suffisamment de détails pour permettre aux autres collaborateurs d'identifier les impacts sur leur travail ou des éléments sur lesquels ils pourraient aider. Dans cette situation, des questions d'éclaircissement peuvent être posées. Chaque membre doit être sensible aux niveaux de détails afin de respecter le temps alloué. Au besoin, le groupe peut se doter d'un signe indiquant que la personne devrait conclure son intervention rapidement.

La nature des questions permet aux membres de l'équipe de déceler les opportunités d'entraide, de coordination, de synchronisation, de demander de l'aide et elle permet au chargé de projet de suivre la progression des travaux au quotidien.

La mêlée apporte aux participants un sentiment d'appartenance, de fierté par la visibilité qu'elle donne à l'apport de chacun à l'avancement des travaux. Lorsque la mêlée sert uniquement de rencontre de suivi, les membres y trouvent peu de bénéfices et vont dire qu'ils y perdent leur temps. On observe alors que les membres s'adressent exclusivement au chargé de projet, et que souvent le chargé de projet «demande» l'information.

La nature des informations échangée donne beaucoup de visibilité à la progression, ou la stagnation du projet. Lorsque l'équipe sent que la progression ne rencontre pas les objectifs, il se peut que certaines informations ne ressortent pas. Ce peut aussi être le cas si un des membres rencontre un problème. Pour que l'information soit partagée il ne faut pas qu'elle serve à «punir» la personne ou l'équipe. On doit la traiter comme un fait et voir, en équipe, ce qui peut être fait pour faire avancer les choses. Il faut donc voir à maintenir une «safe place».

Si les tâches réalisées sont découpées grossièrement, il se peut que la réponse aux deux premières questions soit: «j'ai travaillé sur la même chose qu'avant hier, et je vais continuer aujourd'hui sur la même chose». Dans cette situation, on peut en profiter pour donner plus de détails sur le travail effectué et à faire.

Si on utilise la technique de programmation par paire, alors une seule personne peut répondre aux trois questions, afin de ne pas répéter inutilement la même information.

Ce n'est pas un rencontre de suivi de projet par et pour le chef de projet.

Ces trois questions et le temps alloué ne permettent pas de régler tous les problèmes. Souvent on aura tendance à rechercher des solutions au problème énoncé par un membre. Si la solution n'apparaît pas rapidement il est préférable de régler en dehors.

Il arrive, surtout lors des premières mêlées, qu'une personne se lance dans un long préambule ou une longue explication avant de répondre aux trois questions. Dans ces situations, il faut reconnaître le besoin d'une discussion plus élaborée que ce que permet la mêlée quotidienne et offrir de régler en dehors cette situation par un autre type de rencontre.

L'identification des bloqueurs est un élément important de la mêlée quotidienne, qui vise à les éliminer le plus rapidement possible afin d'accélérer le travail et d'en réduire les impacts. Certaines cultures, cherchant à plaire, et ce sans malveillance, vont réduire ou ignorer certains bloqueurs. Le fait de poser la questions leur donne un opportunité de le faire, mais ne garantie pas qu'ils seront identifiées. Souvent la réponse sera «Pas de bloqueurs». Si le groupe a très peu de bloqueur.

Prendre action / décider si possible

Écoute active/ s'adresser à tous

Même heure, tous les jours

Les rencontres peuvent être difficile à planifier lorsqu'il s'agit de trouver une plage commune à un grand groupe de personnes. Un événement débutant toujours à la même heure, tous les jours, sans exception, permet à tous les participants de planifier d'avance leur temps et permet à des observateurs de se présenter sans planification préalable.

Par conséquent, tenez la mêlée quotidienne toujours à la même heure.

Le fait de débuter toujours à la même heure crée un rythme et permet aux observateurs d'assister à la mêlée de façon opportuniste.

L'heure du début de la mêlée devrait être décidée par les participants. La mêlée peut débuter la journée, alors que les participants n'ont pas encore débuté les travaux. La mêlée peut aussi terminer la journée, mais dans ce cas, l'énergie est généralement plus faible. Alternativement la mêlée peut se tenir à la fin de l'avant-midi ou au début de l'après-midi. Évitez de tenir la mêlée au moment où les participants sont pleinement investis dans leur travail car cela peut briser le rythme.

Il ne faut pas attendre les retardataires ni les absents, que ce soit le chargé de projet, les architectes ou les gestionnaires. La mêlée est pour tous, pas pour une personne en particulier. Certaines équipes instaurent une pénalité pour chaque retard, ce qui donne de la visibilité à ce comportement. Par exemple, ce peut être une amende qui sera remise à une œuvre de charité. Malgré cette punition, le comportement peut persister. S'il y a des retardataires systématiques, on peut voir avec eux quelles en sont les raisons, (peut-être l'heure ne leur convient pas, etc...) Si la personne croit qu'elle n'est pas souvent en retard on peut créer un tableau où sont consignés les retards afin de rendre factuelle cette information.

Pour faciliter l'arrivée de tous les membres à la bonne heures, on peut installer une horloge sur le mur on inscrire la mêlée dans le calendrier électronique des membres de l'équipe.

Affichez l'heure de la mêlée quotidienne sur le mur afin que tous puissent savoir facilement à quelle heure elle a lieu.

Débuter la journée

Il faut trouver un moment pour tenir la mêlée quotidienne. Il n'y a pas de moment idéal, trop tôt dans la journée tous les membres ne sont peut-être pas tous présent. Tard dans la journée et on est susceptible d'être confronté au même problème. Au début de la journée on a encore en tête ce qu'on a fait la veille et on est près à débuter le travail de la journée avec une énergie nouvelle. Tard dans la journée, on sait précisément ce que l'on vient de réaliser mais demain est encore loin. De plus en fin de journée on a moins d'énergie. Par conséquent, débuter la journée par la mêlée au moment où tous les participants sont arrivés.

Même endroit

La fréquence élevée des mêlées peut rendre la réservation de salle problématique. La mêlée étant ouverte à tous, et comme certaines personnes participeront sporadiquement, il faut diffuser l'endroit où elle se tient. Un événement se tenant toujours au même endroit, sans exception, permet à tous les participants et observateurs de se présenter sans planification préalable.

Par conséquent, tenez la mêlée toujours au même endroit.

Il peut être difficile de trouver une salle ou un endroit formel pour tenir la mêlée. Dans ce cas, on peut se servir d'un espace libre, un corridor, un bureau vide où tout le monde est debout. Les équipes travaillant dans un espace ouvert peuvent l'utiliser pour tenir la mêlée quotidienne. Les équipes qui ont des panneaux d'information peuvent tenir la mêlée devant ceux-ci, l'information qui s'y trouve peut servir à alimenter la mêlée quotidienne.

La disponibilité des salles peut être réduite. Tenir une mêlée quotidienne dans un espace non dédié à cette fin peut incommoder les autres occupants. Réduire la durée de la mêlée quotidienne à moins de 15 minutes permet d'en réduire les impacts.

Certaines personnes peuvent se trouver à l'extérieur de l'endroit où se tient la mêlée quotidienne. L'utilisation de moyens de télécommunication (téléphone main libre, vidéo-conférence…) peut permettre à ces personnes de participer activement à la mêlée quotidienne.

Affichez l'heure de la mêlée quotidienne sur le mur afin que tous puisse savoir facilement à quelle heure elle a lieu.

Autour du info wall

Speaker phone



10 personnes maximum

Un grand nombre de personnes peuvent être intéressées à l'information de la mêlée quotidienne. Beaucoup de personnes augmentent la quantité d'information disponible et rejoindre tout le monde d'un seul coup est moins dispendieux que de multiples rencontres. Par contre un nombre élevé de participant diffuse l'énergie, crée des opportunités pour des conversations parallèles et rallonge la mêlée. On trouve qu'au-delà d'une dizaine de personnes, le besoin de coordination augmente rapidement.

Par conséquent, limitez le nombre de participants à une dizaine de personnes.

Si plus de dix personnes doivent participer à la mêlée quotidienne, séparez les en cochons et poules (voir plus bas), ou faites une mêlée de mêlées.

Fermer le cercle

Le niveau sonore affecte l'attention et l'efficacité de la communication. Certaines personnes parlent faiblement et trouvent inconfortable parler plus fort. Souvent la mêlée se tient près d'autres personnes qui ne sont pas concernées et qui peuvent être dérangées par la mêlée.

Par conséquent, rapprochez les personnes en fermant le cercle.

S'il y a beaucoup de personne à la mêlée, former un cercle des participants (cochons) et laissez les observateurs (poules) se placer autour.

Cochons et poules **

L'histoire va comme suit :

- Une poule propose à un cochon de lancer un restaurant
- Le cochon y réfléchit et lui demande comment s'appellerait le restaurant.
- La poule répond «Œuf et jambon»
- Le cochon répond, «Non merci! Je serai engagé alors que tu serais uniquement impliquée.»

Durant la mêlée, les observateurs peuvent créer de l'interférence par leurs interventions, leurs questions ou commentaires. S'il y a trop d'interférences, les membres voudront utiliser une autre façon de communiquer le statut quotidien. D'autre part, exclure les observateurs les privent d'information importante. Par conséquent, instituez la règle que seuls les cochons (participants) participent alors que les poules (observateurs) observent sans intervenir.

Tour de table

Les participants ne savent pas dans quel ordre intervenir. Si on laisse le groupe à lui-même, certaines personnes pourraient ne pas s'exprimer ou penser qu'elles n'ont pas rien à dire. Si une personne donne la parole aux intervenants, celle-ci aura tendance à la contrôler. Dans l'esprit de rendre les équipes autonomes, le chef de projet ne devraient pas déterminer l'ordre.

«Passez le crachoir».

Par conséquent, faites un tour de table où chacun répond aux trois questions. Il est important que ce soit le groupe qui fasse fonctionner la mêlée et non le facilitateur ou le chef de projet.

La participation n'est pas facultative.

Rôle de l'animateur

Cluster de stories

Mêlée de mêlée **

Chaque jour plusieurs mêlées quotidiennes ont lieu par groupes de 10 personnes maximum. Vous devez coordonner et permettre la synchronisation des efforts de l'ensemble des groupes. Participer à chacune des mêlées est impossible ou coûteux. Chaque mêlée contient généralement un animateur. Par conséquent, tenez une mêlée quotidienne avec l'animateur de chacune des mêlées quotidienne après les mêlées quotidienne de chaque équipe.

Régler en dehors

Certaines personnes ont le réflexe de rechercher des solutions dès qu'un problème est énoncé, ceci rallonge la durée de la mêlée et en diminue l'énergie, car tous ne sont pas nécessairement concernés. D'autres évitent de prendre des décisions. On désire profiter de la présence de tous les participants à la mêlée pour régler rapidement le plus grand nombre de problèmes possibles. Cependant tous les problèmes ne peuvent être réglés durant la mêlée quotidienne. Il est important de noter que le sujet mérite qu'on y accorde le temps nécessaire.

Par conséquent, utilisez une phrase ou un signe qui signale à l'équipe que la discussion doit être «réglée en dehors» de la mêlée et convenez du moment pour le faire. Il y a cependant une différence entre la recherche de solution et les questions de clarification. Ces questions peuvent être abordées, dans la mesure où la mêlée ne dépasse pas les 15 minutes prévues. Si une décision s'avère difficile à prendre et requiert plus de temps, alors il faut convenir du moyen approprié pour prendre la décision ou régler le problème. Certains problèmes ou bloqueurs ne peuvent être écartés rapidement, mais il demeure important de s'en occuper. Afin de ne pas les oublier, on peut les inscrire sur une feuille bien visible de tous.

Chronométrez la durée

Il est difficile d'estimer la durée d'une rencontre quand on y participe. Par conséquent, le facilitateur devrait chronométrer la durée de la mêlée pour s'assurer que ça ne déborde pas à cause de la recherche de solutions, de longues explications ou raconter une histoire.

Tout le monde debout

Certaines personnes ont tendance à vouloir élaborer sur une situation et finissent par raconter une histoire. D'autres personnes débutent la recherche des solutions immédiatement. Ces deux situations tendent à rallonger la mêlée quotidienne. La posture assise, confortable, permet aux participants de s'installer pour longtemps alors que la posture debout, inconfortable à la longue, aura tendance à raccourcir la mêlée.

Par conséquent, tenez la mêlée en vous tenant debout.

La posture assise tend, à la longue, à réduire le niveau d'énergie. La station debout est elle dynamique et crée une énergie positive. La station debout est inconfortable si elle perdure. En se tenant debout, les personnes auront moins tendance à prolonger inutilement la mêlée. Pour certaines personnes, la posture débout peut être déconseillée ou impossible, par exemple pour une femme enceinte ou pour une personne handicapée. Dans ces situations il est préférable que tous soit assis.

Règles simples

Afficher les règles
Élaborer en équipe

Problèmes...


Un participant (cochon) ne participe pas.
Manque d'écoute d'un participant (cochon)
Un participant arrive en retard systématiquement
Comprendre pourquoi. Peut-être que l'heure ne convient pas à ce participant.

Un participant quitte prématurément.
Les participants (cochons) s'adressent à l'animateur, au chargé de projet.
La mêlée quotidienne appartient à l'ensemble de l'équipe. Bien que l'information permette au chargé d'équipe de suivre l'avancement du projet, ce n'est pas l'objectif principal. S'ils se limitent à cette seule dimension, les membres de l'équipe vont y trouver peu d'intérêt pour eux et l'atmosphère va s'en ressentir. Dans cette situation, le chargé de projet devrait s'effacer, prendre physiquement du recul et limiter son intervention.

Un observateur (poule) interrompt la mêlée
Conversations parallèles

La mêlée débute en retard
La mêlée dépasse les 15 minutes allouées
Le chargé de projet prend tout en note

La mêlée est annulée

Hidden agenda, second agenda

Around the wall

Support de production et autres projets empiettent sur le temps des ressources
On raconte une histoire, longues explications
On recherche des solutions

Assignation de tâche vs autonomisation

Grosseur des lots vs «même chose qu'hier»

Exemple

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Références :

Yip, 2004, http://www.thoughtworks.com/PatternsDailyStandupJason%20Yip.pdf
easyComp, 2003, http://www.easycomp.org/cgi-bin/OrgPatterns?StandUpMeeting

Règles de base de la mêlée quotidienne

- J'arrive à l'heure (la mêlée débute toujours à la même heure, au même endroit).
- Ma participation est obligatoire.
- Notre mêlée à lieu même s'il y a des absents.
- J'informe l'équipe de mes travaux et blocages en une minute en répondant aux trois questions :
    Ce que j'ai fait depuis la dernière mêlée…
    Ce que je vais faire d'ici la prochaine mêlée…
    Ce qui me bloque…
- J'écoute activement mes co-équipiers. Je ne prends pas d'appel.
- Je m'adresse à l'équipe, pas seulement au chargé de projet.
- Notre mêlée appartient à tous, pas juste au chargé de projet.
- Si je n'ai rien de nouveau à dire, je donne plus de détails sur mes travaux.
- Je résume mes interventions afin que la mêlée ne dépasse pas 15 minutes.
- En tant qu'observateur, j'observe.
- Notre mêlée quotidienne est animée, par défaut, par le chargé de projet. En son absence, je me porte volontaire.